今回は、賃貸借契約書を無くしてしまった場合について説明します。住居用物件の場合にはあまり起こらないかもしれませんが、掃除をした際に何処かに片付けてそのままわからなくなってしまったり、誤って捨ててしまったりする可能性はあります。
また、事業者の場合には、担当が変わり賃貸契約書がどこにあるかわからなくなってしまったなどという場合も考えられます。紛失してしまっても慌てず対処してください。また、トラブルの相談先についてはこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
目次
賃貸借契約書の役割
賃貸借契約書は、契約期間、使用上の禁止事項、契約の更新条件、退去時の原状回復、賃料の支払いなどについて、貸主側と借主側の取り決めを文章化しその内容を証明するものです。そのため、賃貸契約書の内容は契約締結前にきちんと確認し、不明点は署名捺印の前に解決しておく必要があります。
このように賃貸借契約書は、賃貸物件を使用する際の貸主側と借主側の取り決めを文章化したものですので、何かトラブルが発生した場合には、賃貸借契約書に記載の内容が優先されます。
賃貸契約書の内容
一般的に賃貸契約書に記載されている内容を簡単に説明します。個々の賃貸契約書によって記載されている内容が異なりますので、必ずしも含まれているとは限りません。
契約者
貸主、借主双方の情報が明記されます。場合によっては、連帯保証人の情報も記載されます。
物件情報
契約対象になっている物件情報です。住所や間取り、部屋番号などが明記されます。
契約期間、賃料
契約期間と期間中の賃料、管理費、駐車場代など必要に応じて発生する費用が記載されます。
設備
部屋に備え付けの設備について記載されます。また駐輪場など共用部の設備も併せて記載されることもあります。
特記事項、特約
契約に際して、貸主と借主とで特別な取り決めをした場合には、特記事項や特約などの形で記載されます。原状回復工事について（工事の範囲や費用負担先など）などが記されることが多いです。
解約、更新条件
賃貸借契約書を解約するときの通知期間や違約金の支払い、契約満了時の更新の有無などが記載されます。賃貸契約書には別途解約通知書などが添付されていることもありますので、併せて確認が必要です。
使用上の禁止事項
物件を使用する上での禁止事項です。ペットの飼育や室内での楽器の演奏など、近隣トラブルになる可能性がある事項を禁止し、違反した場合には契約解除になる旨が記載されていることもあります。
賃貸契約書の再発行は可能？
契約期間中は、賃貸借契約書を大事に保管しているものですが、万一賃貸借契約書を紛失してしまった場合はどうしたらいいのでしょうか。多くの場合、賃貸契約書の再発行ができないかと考えるかと思いますが、これはほぼできないでしょう。
例えば、契約締結時の賃貸契約書を賃貸契約書A、再発行する賃貸契約書を賃貸契約書Bとします。賃貸契約書Aと賃貸契約書Bの内容が全く同じ内容であれば問題ありませんが、内容が少し異なっていた場合には、賃貸契約書作成日によってどちらの内容が優先されるか決まります。
また、過去日付(賃貸契約書Aの日付)で発行することは、法的には問題ありませんが、内容が少し違う作成日が同じ賃貸契約書が存在した場合、どちらの内容が有効か判断するのが困難となります。最悪の場合には、裁判でどちらの内容が正しいかを決めることになりますので、不動産会社は不要なトラブルを避けるためにも、再発行に対しては後ろ向きな姿勢です。
厳密にいえば、賃貸契約書Aと再発行した賃貸契約書Bは別物であることから、契約の内容を正確に証明する証拠にはなりませんので、この理由からも再発行は敬遠される傾向にあります。
では、賃貸契約書を紛失してしまった場合にはどうすればいいのでしょうか。一番無難な方法は、不動産会社に連絡して、不動産会社が保管している賃貸契約書をコピーしてもらうことです。賃貸契約書は重要書類ですし、不動産会社は最低でも5年間は保管する義務がありますので、一度相談してみてください。再発行、コピーには手数料などが発生する場合がありますので、併せて確認するといいでしょう。
賃貸借契約書がなくて困るケース
冒頭でも述べましたが、賃貸契約書はトラブル解決の際に使用することになります。ペットを飼ったり、楽器を鳴らしたりすることで発生する近隣トラブル、契約更新時や解約時のお金に関するトラブルなど様々なトラブルが発生する可能性があります。
これらのトラブルが発生した際の解決策が賃貸契約書に記載されている可能性もありますが、賃貸契約書がなければそれを確認することができません。多くの場合には不動産会社や管理会社に仲介してもらうことになるかもしれませんが、契約内容を確認しなおすところから始まるので、解決までに時間を要する可能性があります。
また、賃貸物件を利用して新たな事業を始める場合には注意が必要です。役所の許可を申請する際には「賃貸契約書の原本」を求められることがほとんどです。コピーでは受け付けられませんので、大事に保管しておいてください。
困ったときは？
不動産会社や管理会社に連絡したものの、再発行もコピーも断られた場合にはどうすればいいのでしょうか。このような場合には、公的機関に相談してみてください。各都道府県庁にある相談窓口や「国民生活センター(消費者センター)」などが用意されています。
また、「全国宅地建物取引業協会連合会」「全日本不動産協会」など、契約している不動産会社が所属する業界団体に相談してみるのも有効ですので検索してみてください。
賃貸契約書の保管・破棄
賃貸契約書の保管
実際に賃貸契約書はどのように保管したら良いのでしょうか。賃貸契約書は、紙面で発行されるものですので、そのままの状態だと経年劣化で印字が薄れたり、汚れたりして内容が読めなくなってしまう可能性があります。そこで、クリアファイルに入れたり、ファイリングするなどして、保管するようにしてください。
また、可能であれば念のためコピーをとっておき、何か確認したい場合には原本ではなくそのコピーを参照するなどの工夫をしてもいいでしょう。
賃貸契約書の破棄
では、賃貸契約書はいつまで取っておけば良いのでしょうか。現在契約中の（居住している）物件の賃貸契約書を処分することはまずあり得ないと思いますので、破棄するとすれば過去に契約していた物件の賃貸契約書になるかと思います。
過去入居していた物件の賃貸契約書に関しては、退去後10年以上経過し、なんのトラブルもなければ、適切な方法で破棄しても問題ないかと思います。しかし、2-3年程度しか経過していないものに関しては、万一訴訟などのトラブルになった場合に証拠として使えますので、保管しておいたほうがいいかもしれません。
また、他の物件を契約する際に参考にする方や、記念に保管しておくという方もいらっしゃるかと思いますので、そのような場合は先に述べたような保管方法を試してみてください。
賃貸契約書を破棄する際には、そのままゴミとして処分するのではなく、内容や個人情報がわからないようにシュレッダーにかけたり、ハサミなどで細かくするなどしてから破棄することをおすすめします。
おわりに
今回は、賃貸借契約書を紛失したときの対処法について説明してきました。賃貸契約書の再発行は困難であり、基本的にはコピーを不動産会社からもらうことになるかと思います。もし、コピーすら渡してくれないような不動産会社は、疑ってかかって問題ないかと思います。
このようなトラブルになった場合には、然るべき相談相手に相談して、解決してください。泣き寝入りが一番良くありませんので、今回の記事が一人でも多くの人の助けになれば幸いです。