オフィスビルやマンションの1階などで飲食店などを営業している場合には、解体工事の前に近隣挨拶を行うことになりますが、実際に何をすればいいのか、どこまで挨拶に行けばいいのかあいまいな点が多いと思います。
今回は、テナント退去に伴う解体工事の近隣挨拶に関して説明していきます。
近隣挨拶とは？
そもそも近隣挨拶で何をするのかというと、工事の報告と事前のお詫びがメインになります。工事が始まったら騒音などで迷惑をかける可能性があるところへ、事前に工事の内容の説明を行ったり、「騒音などで迷惑をかけるかもしれませんがご容赦ください」とお願いをしたりします。
挨拶の方法としては、看板などで告知する場合もありますが、近隣の方には、直接訪問し説明をしたうえで工事の理解を得ることが重要です。
また、工事に際して、共有スペースを使用する場合などはその連絡も行う必要があります。他にも、何かあった場合の連絡先なども伝え忘れないようにしましょう。
近隣挨拶はなぜ必要なのか
近隣挨拶で何を行うのかはわかったと思いますが、なぜ近隣挨拶を行う必要があるのでしょうか。先にも少し触れましたが、工事が始まれば騒音などで近隣の方へ迷惑をかけることになりますので、あらかじめそのことをお伝えし工事に対する理解を得ることが一番の目的です。
あらかじめ工事のお知らせし理解を得ておくことで、工事開始後の騒音や共有スペースの専有などによる近隣トラブルを抑制する効果が期待できます。近隣トラブルが原因で工事が一時中断してしまったり、損害賠償などの訴訟に発展してしまったりする可能性は少しでも減らしておきましょう。
近隣挨拶の範囲
テナントに入居している場合には、近隣挨拶に直接訪問する必要があるところと、お知らせだけで十分なところがあると考えられます。
例えば、マンションなどの1階で飲食店を営業していた場合、同じ階や店舗の上階に住んでいいる方は、工事で工具を使用した場合騒音や粉塵などの影響を受ける可能性が高いです。
この場合、同じ階や店舗の上階に住んでいる、与える影響が多いと考えられるところには、直接訪問したうえで工事の理解を得る必要がありますが、それ以外の方には、挨拶状などによる周知だけでいいという場合もあります。
また、8階建てのオフィスビルの3階に入居している場合には、工事で迷惑をかける可能性がある同じフロアの入居テナントはもちろんですが、上下階に入居しているテナントにも挨拶に行くことが望ましいです。
2階以上離れた階に入居しているテナントに関しては、工事で影響が出ることが明確にわかっているのであれば、挨拶に行くのが望ましいですが、これはケースバイケースで臨機応変に対応する必要があります。
近隣挨拶の注意点
ここからは、近隣挨拶を行う際に注意すべき点を抑えていきます。
可能な限り施主も同行する
近隣挨拶は基本的に施工会社が行ってくれますが、可能であれば施主である依頼主も同行するのが望ましいです。
工事の内容の説明や騒音が発生するタイミングなどは、施工会社の方が熟知していますので、その辺の説明はお任せするとしても、これまでの関係性やこれからの関係性のことを考えると、それがきっかけでいいお付き合いに発展する可能性もありますので、施主(依頼主)も同行したほうがいいとされています。
もちろん、時間的な制約やタイミングが合わないなどの理由で、施工会社だけで挨拶に行くことになるかもしれませんが、そんな場合でも安心してすべてを任せることができるような業者選びも必要です。
挨拶に行くタイミング
挨拶に行くタイミングとしては、工事開始の約1週間前に行うのが一般的です。工事の日程については、前から決まっていることも多いですが、あまり前過ぎると工事のことを知らせていても忘れてしまうことがあるので、1週間前くらいが適切だと考えられています。
また、各種申請や許認可の関係で、工事を本当に始めることができるのかどうかわからないという場合でも、1週間前までには各種申請を終えていなければならないので、そのことから考えても約1週間前が妥当であると考えられます。
もし、訪問して留守であった場合などのことを考えて10日前くらいから訪問し始めるのも一つの方法ではありますので、その辺は臨機応変に対応する必要があります。
挨拶状・粗品の用意
工事前の挨拶の際には、挨拶状と可能であれば粗品を持参するようにしてください。挨拶状には、以下の内容が盛り込まれている必要があります。
<記載する内容>
・工事協力のお願い ・工事名称 ・工事場所 ・施主名 ・工事期間 ・工事時間
・休業日 ・施工会社 ・施工会社側担当者 ・施工業者住所 ・施工業者連絡先
挨拶文には最低限上記の内容を記載し、アスベストの工事が含まれる場合にはその内容を盛り込んだり、大型重機を使用し騒音が発生する可能性があるときにはその日時を記したり、渡す相手に工事の内容がわかるように工夫するなどして、仕事の丁寧さが伝わるような物に仕上げるとかなり印象が良くなります。
しかし、時間のない中で作成しなければならないので、最低限の情報だけで、工事に関しては都度別途で知らせるという場合もあります。一概にどういう風にするのがいいというものではありませんので、施工会社、施主がしっかりと打合せをして作成するようにしましょう。
また、粗品に関しては明確なルールがあるわけではありませんので、周りの意見を参考にしながら、どうするか決めていただければ大丈夫です。ただし、慣例として地域によっては粗品を渡すの場合や、他のテナントが工事をする際に粗品をもらっている場合などはマナーとして同じようにする必要がある場合などがありますので、そういった点もしっかり考慮して行ってください。
なお、粗品の金額に関しては、あまり高いものを持参する必要はありません。一般の住宅であれば洗剤や油などの日用品、オフィスなどであれば菓子折りなどを持参するのが無難です。
工事終了後にも挨拶に行く
無事工事が終了した際にも、工事中迷惑をかけたことに対するお詫びとこれまでお世話になったお礼を伝えるために、挨拶に伺うこともあります。
工事が延長してしまったり、かなりの迷惑をかけてしまったりした場合には、丁重にお詫びするとともに再度粗品のようなものがあると誠意が伝わりやすいかもしれません。必ずしも必要ではありませんが、やっておいて損はないです。
おわりに
今回は、テナントの退去に伴う解体工事を行う際の工事前の近隣挨拶についてお話ししました。挨拶に行く範囲が少し変わるだけで、挨拶の際にやるとこや注意すべき点に大きな違いはありませんので、覚えておくといずれ役に立つかもしれません。
「立つ鳥跡を濁さず」ということわざにもあるように、最後の瞬間まで気を抜かず、丁寧に退去手続きを進めましょう。