何らかの理由で今のオフィスを移転するとなった時、そのオフィスの解約手続きをする必要があります。
必要な手続きはいくつかあるのでこの記事で簡単に解説します。いざ解約する際に時間がかからないように事前に確認しておきましょう。
解約予告をする
解約予告とはオフィスのオーナーや管理会社に退去申請をすることを言います。解約予告には期間があり、一般的に退去する日の６ヵ月前に行わなければならなりません。この予告期間は全てのオフィスで共通なわけではなく、契約内容によって異なるのでしっかりと確認しておきましょう。
解約予告をする理由としては、予告期間があることで貸出側が次の入居者を探すことができるからです。解約予告は解約通知書という書面で行います。
解約通知書
この書面には、解約の意思を表明すること、解約の日時を明確にすることが目的とされています。通知書の形式は契約によっては指定されている場合があるので確認しておきましょう。
また、絶対に書面で提出する必要があるというわけではありません。貸主によっては口頭で解約の意思表示を行うだけでいい所もあります。ですが、解約時の様々なトラブルを防ぐためにも書類に残しておくことをオススメします。
原状回復を行う
オフィスを移転する際は原状回復を行うことが義務付けられています。原状回復は契約によってどこまで行わなければいけないのか、スケルトン状態にする必要があるのか、それとも居抜きなのかなど違ってくるので確認しておきましょう。
また、原状回復を行う際には、正しい方法で行うためにも信頼のできる原状回復業者へ依頼しましょう。原状回復は基本的に契約期間内に終えなければいけません。また、原状回復には居抜き工事もあります。こちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご参照ください。
解約違約金
契約期間以外に解約を行う際は、解約違約金を払わなければいけないことがあります。たとえ6ヵ月前に解約予告をしたとしても最低契約期間以外に解約する場合は違約金が発生します。
新しいオフィスを決めておく
解約した後の新しいオフィスはなるべく解約予告をする前に決めておくことをオススメします。新しいオフィスへ移転するためにも準備しなければいけないことがあるからです。
その一つとして敷金があります。新しいオフィスの6～12ヵ月分の敷金を預ける必要があるので準備しておきましょう。その他、入居工事費（内装工事など）、引っ越し費用などが必要になります。
オフィス移転時の注意点
オフィス解約時に特に注意しておくべき点がいくつかあります。以下簡単に解説します。
解約後の郵便物
オフィス解約を行った後は郵便物が新しいオフィスへ届くように手続きを行っておかなければいけません。
きちんと新しいオフィスへ郵便物が届くようにするためには郵便局へ転居届を提出する必要があります。手続きを忘れてしまうと大事な書類が以前のオフィスへ届いてしまうということもあります。
移転スケジュールを明確にしておく
今回解説してきたように、オフィス解約時には行わなければいけない手続きが多くあり時間もかかります。
なるべく本来の業務へ負担がかからないようにスムーズに解約の手続きを行いたいですよね。そのために新しいオフィスへ移転するまでのスケジュール調整をあらかじめ明確にしておきましょう。
オフィスの原状回復は特に行程が多い作業です。最低でも半年から3ヶ月程度の期間を要するとされています。オフィスの原状回復で必要な工事、手続き、行政処理はこちらの記事でまとめていますので、ぜひ合わせてご参考ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。オフィス解約時の流れとしてはまず解約予告をしてその後に原状回復、新しいオフィスへ引っ越しとなります。
必要手続きまとめ
- 解約予告（解約通知書）
- 原状回復
- 解約違約金の支払い
- 新しいオフィスを見つけておく（敷金などの準備）
- 郵便局へ転居届を提出
解約時に特に重要になってくるのはやはり原状回復です。数多くある現状回復業者の中から過去に実績のある信頼のおける業者を選びましょう。
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また、優良な解体業者に見分け方に関しましては、こちらの記事一覧ページにてまとめております。こちらも合わせてご参照ください。