オフィス移転で必要な手続きは？社内準備・登記変更・行政対応を原状回復業者が紹介します

オフィス移転が決まり、どんな手続きが必要か調べてみたが「何から手をつければいいのかわからない」と悩んでいませんか。

物件探しや引っ越しのことは想像できても、手続きとなると専門的なものも多く、調べるだけで疲れてしまうことも少なくありません。さらに、対応が遅れると業務に支障が出たり、思わぬトラブルにつながったりする可能性もあります。

今回は数多くのオフィスの原状回復（退去に伴う工事）を数多く手掛けてきたウラシコが、オフィス移転に必要な手続きを分かりやすくまとめました。オフィス移転を検討中の方や移転が決まり準備を進めている方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスの原状回復の流れについてはYouTubeでも詳しくお話しております。ぜひこちらも合わせてご参照ください。

オフィス移転で必要な手続きとは

オフィス移転の手続きは、大きく分けると四つに整理できます。

1つ目は、社内で行う準備や調整

2つ目は、取引先や銀行、ライフラインなど、日常業務に関わる外部との手続き

3つ目が、税務署や法務局といった行政機関への届け出

4つ目が、新オフィスの契約・入居に関する手続き

オフィス移転の手続きで大切なのは、抜け漏れを防ぐことと、期限があるものを把握することです。ここから、さらに詳しく解説していきます。

オフィス移転前に行うべき社内準備

オフィス移転をスムーズに進めるためには、まず社内準備が欠かせません。ここが曖昧なまま外部手続きを進めると、途中で方針が変わり、余計な手間や費用がかかることがあります。

移転目的と条件の整理

はじめに行うべきなのは、オフィスを移転する理由をはっきりさせることです。手狭になった、家賃を見直したい、立地を改善したいなど、目的によって選ぶ物件や必要な設備は変わります。

この目的が曖昧だと、移転後に「思っていたのと違う」と感じる原因になります。あわせて、広さや立地、予算といった条件も整理しましょう。

また、退去日・原状回復工事期間・新オフィスの入居日を時系列で整理し、全体スケジュールを社内で共通認識として持つことが重要です。

社内スケジュールと担当者の決定

次に重要なのが、社内スケジュールの作成と担当者の決定です。オフィス移転の手続きは、総務、経理、役員など、複数の人が関わります。誰がどこまで担当するのかを決めておかないと、対応が遅れたり重複したりする可能性があるからです。

移転準備は何かしらのトラブルが発生し、予定通りに進まないこともあります。スケジュールは余裕を持って組むことを心がけましょう。

現オフィスの解約・原状回復の確認

現在使用しているオフィスの解約条件も、早めに確認しておきましょう。

賃貸借契約書には、解約の申し出期限や原状回復の内容が記載されています。原状回復とは、借りたときの状態に戻す工事のことを指し、どこまで行うかは契約によって異なります。

特に注意したいのは、スケルトン返しなのか、一部内装を残してよいのかといった点や、特約条項で指定されている工事内容です。この確認を怠ると、「戻す必要のなかった部分まで壊してしまった」「逆に戻し忘れた」という事態になりかねません。

社内備品・設備の棚卸しと整理

移転前の段階で、社内にある備品や設備を一度すべて洗い出しておくことも重要です。デスクやキャビネット、書類、IT機器などをそのまま全て新オフィスへ持っていくのか、それとも処分・入れ替えを行うのかを決めておきます。

この整理をせずに移転作業へ進むと、「新オフィスに入らない」「不要なものまで運んでしまった」といった無駄が発生し、結果的にコスト増につながります。

不必要になった備品は買取業者に買取を依頼しましょう。ウラシコでも備品買取を承っておりますのでお気軽にご相談ください。

オフィス移転に必要な手続き

社内準備が整ったら、実際の移転に向けた手続きを進めていきます。ここでは、日常業務に直結する手続きが中心になります。忘れると業務に支障が出やすいため、計画的に。

1.現オフィスの解約手続き

まず必要になるのが、現在入居しているオフィスの解約手続きです。賃貸借契約書を確認し、解約予告期間や解約方法、原状回復の範囲を把握したうえで、貸主や管理会社へ正式に解約通知を行います。

一般的には、退去日の3ヶ月〜6ヶ月前までに書面で通知する必要があります。この期限を過ぎると、余分な賃料が発生することもあるため注意が必要です。

2.原状回復工事に関する手続き・調整

オフィス退去時には、契約内容に基づいた原状回復工事が必要になります。工事内容の確認、見積もり取得、工期の調整を行い、貸主や管理会社と認識をすり合わせておくことが重要です。

認識のズレによるトラブルは非常に多いです。工事着工前に原状回復範囲を明確にしておくこと!! さらにここで注意したいのは、解約日と原状回復工事の完了日が一致しているかという点です。

工事が間に合わない場合、余分な賃料が発生するケースもあるため、解約通知と同時に工事スケジュールを逆算しておく必要があります。

3.取引先へ移転の連絡

取引先へのオフィス移転連絡も、忘れてはならない手続きの一つです。連絡が遅れると、請求書や郵便物が旧住所に届いてしまう可能性があります。また、信頼関係を保つためにも、余裕を持って案内することが望ましいと言えるでしょう。

さらに名刺、請求書、Webサイト、会社案内など、住所が記載されている媒体もあわせて修正しておく必要があります。

4.ライフラインの解約と契約

電気や水道、インターネット回線などのライフラインも、移転に合わせて解約や新規契約が必要です。特に繁忙期は開通まで時間がかかる場合があるため、早めに手配をしておくと安心です。

業務開始日に使えないという事態を避けるためにも、スケジュールを確認しながら手続きを進めましょう。

5.銀行口座やクレジットカードの登録情報変更

意外と忘れがちなのが、会社名義の銀行口座やクレジットカードに登録されている住所の変更。これを忘れると、重要な通知が届かなくなることや利用できなくなることがあります。

また、登記変更が完了していないと手続きが進まない場合もあるため、忘れず対応すること。

行政機関・公的機関に必要な手続き

オフィス移転では、行政機関への届出も欠かせません。これらは期限が決まっているものが多く、後回しにすると手間が増えることもあるため注意が必要です。基本的な流れを把握しておきましょう。

法務局・税務署などへの住所変更手続き

オフィス移転に伴い、法人・個人事業主ともに各種住所変更の届出が必要になります。法人の場合は、本店・支店所在地の変更登記を法務局で行います。

登記を行わないままにしていると、契約や融資などで支障が出ることがあります。税務署や都道府県、市区町村へも、異動届や住所変更届の提出が必要になります。

社会保険・労務関連の手続き

従業員がいる場合は、年金事務所や労働基準監督署、ハローワークへの届出も必要です。事業所の所在地変更は、社会保険や雇用保険の管理情報にも影響します。

特に、管轄が変わる場合は提出先自体が変わるため、移転前後で混乱が起きやすい点に注意が必要です。

税務署

税務署には、2種類の届出書を提出します。

これは税金の管理を正しく行うための手続きです。提出期限が設けられている場合もあるため、移転後はできるだけ早く対応するのが一般的です。

法務局

法務局では、以下の申請書を提出し登記事項の変更を行います。

これは会社の正式な住所を変更するための手続きです。オフィス移転の手続きの中でも、法的に重要な部分なので、忘れずに行いましょう。

年金事務所

オフィスを移転した場合、年金事務所への届出も必要になります。

会社の所在地変更は、社会保険の管理にも影響します。従業員の不利益につながらないよう、早めに対応をしましょう。

労働基準監督署

社員を雇用している場合は、労働保険へ加入しているため変更手続きが必要です。

正当な理由がなく書類の提出が遅れた場合、罰則が科せられる可能性があるため注意が必要です。

新オフィスの契約・入居に関する手続き

新オフィスの契約から入居までの流れは、単なる賃貸契約ではなく、内装工事・什器搬入・業務開始日までを見据えて進める必要があります。ここでの段取りが甘いと、移転後すぐに業務ができない状態に陥りがちですので特にご注意を。

賃貸借契約内容の最終確認

契約締結前には、賃貸借契約書の内容を細かく確認します。特に重要なのは、契約期間、解約予告期間、更新条件といった基本条項に加え、内装工事やレイアウト変更に関する制限です。

オフィス物件では、「原状回復義務」「造作工事の可否」「指定業者の有無」などが特約として定められていることが多く、これを見落とすと、工事が始められない、あるいは想定以上の費用がかかるケースがあります。将来の退去時を見据え、原状回復の条件まで含めて確認しておくことが重要です。

入居開始日と業務開始日の確認

新オフィスでは、契約上の入居開始日と、実際に業務を開始できる日が一致しないことが少なくありません。内装工事や通信工事、什器搬入の期間を考慮し、いつから人が働けるのかを逆算して整理します。

この整理ができていないと、「引っ越したがネットが使えない」「机は入ったが工事が終わっていない」といった事態になりやすくなります。

什器・備品の搬入ルール確認

デスクやキャビネット、複合機などの什器搬入についても、建物側のルール確認が欠かせません。搬入可能な時間帯、エレベーターの使用制限、養生の有無などを事前に確認しておかないと、当日作業が止まってしまうことがあります。

特に大型什器がある場合は、搬入経路の寸法確認まで含めて行っておくと安心です。

引っ越し業者との最終調整

まず行うべきなのは、引っ越し日程を単独で決めるのではなく、原状回復工事の着工日・完了日、新オフィスの入居開始日とあわせて調整することです。

旧オフィスでは、荷物の搬出が終わらないと原状回復工事に入れないケースが多く、新オフィスでは、内装工事や通信工事が完了していないと荷物を入れても使えません。

場合によっては旧オフィスの原状回復業者と調整を依頼しましょう。そうすることで業者感でスムーズに対応してもらえます。引っ越し業者には、「この時間までに全て搬出が必要」「この時間から搬入可能」といった条件を明確に伝えておくことが重要です。

オフィス移転の施工事例

名古屋市へのオフィス移転の施工事例をご紹介します。私達ウラシコは、解体から原状回復リフォームまでを一括して対応できる原状回復の専門業者です。旧オフィスの原状回復と新オフィスのリニューアル、入居前準備までワンストップで対応可能です！

まとめ

オフィス移転で必要な手続きは多岐にわたりますが、順番と全体像を理解していれば過度に不安になる必要はありません。社内準備を整え、外部や行政への対応を一つずつ進めることで、移転後のトラブルを防ぎやすくなります。

社長がすべてを完璧に覚える必要はありませんが、「何が必要か」を知っておくことが重要です。この記事を参考に、自社に合った進め方でオフィス移転を進めてみてください。

オフィスの移転、新設、リノベーションをご検討の方は、ぜひウラシコにご相談ください。設計から施工、内装解体、原状回復まで、すべてワンストップで対応しております。